El manifiesto Lean para mejorar el proceso de contratación en tu empresa
Desde que el manifiesto de agilidad salió a la luz en 2001 para mejorar el proceso de desarrollo de software, no hemos parado de ver nuevas aproximaciones para duplicar este principio en otras disciplinas.
Hoy en día no es de extrañar encontrarnos el agile marketing, agile sales, agile retail, agile finance -incluso agile law-.
No es casualidad que se esté implementando el principio de agilidad en tantos campos. Las metodologías ágiles han ayudado a muchos desarrolladores a ser más eficientes en su producto sin sacrificar el interés del usuario final. Es por ello que, a día de hoy, el foco esté puesto en ver cómo replicar estos esfuerzos en diferentes áreas.
¿Qué es el Agile Recruiting?
El Agile Recruiting nace, por tanto, del deseo de encontrar nuevas formas de hacer un recruiting más productivo, con menos costes y más centrado en las necesidades del negocio.
El Agile Recruiting, como en todos los principios de agilidad, implica tener un procedimiento bien definido, el equipo involucrado en cada fase, herramientas que aporten claridad y puntos de encuentro -o sprints- donde hacer seguimiento a fin de tomar decisiones o redefinir el proceso. Los elementos más característicos del Agile Recruiting, son:
Proceso
El primer paso es entender bien las necesidades del negocio y lo que necesitamos cubrir con esta nueva contratación: qué retos y misiones aportará este nuevo candidato, cómo será la interacción con el equipo y las demás áreas, de qué manera visualizamos que puede desarrollarse este rol, etc.
Es por ello que los managers responsables de la contratación del rol -Hiring Managers- y los especialistas de talento deben iniciar una sesión de Kick off, donde los Hiring Managers pongan de manifiesto las necesidades del negocio, y los especialistas orienten en el tipo de rol más adecuado.
Durante esta sesión previa se acuerdan cuáles son las habilidades clave -o key skills- que tendrá el candidato ideal, sin las cuales no avanzaremos en el proceso, y cuáles son las habilidades/actitudes que aportan una cualidad extra -nice to have-.
Otra de las características comunes del Agile Recruiting es el proceso de selección por valores, donde éstos son evaluados en diferentes puntos del proceso y se prioriza la selección únicamente de candidatos que estén alineados con los valores de la empresa.
El especialista de talento responsable del proceso de selección, además, tiene la misión de informar a todos los stakeholders involucrados de cómo se va a gestionar el proceso: qué estrategias se van a utilizar para atraer y captar talento, de cuántas fases consta el proceso, qué mecanismos de evaluación se van a emplear, qué puntos de encuentro -sprints- se van a dar, quiénes intervienen, qué necesita de cada uno en cada etapa, etc.
Equipo
Otra de las características principales del Agile Recruiting es la involucración del equipo en las fases del proceso, haciéndoles partícipes y responsables de la toma de decisión. Esto nos permite extraer aprendizajes e iterar el proceso de selección.
Podemos emplear la metodología Design Thinking al inicio con objeto de obtener más información sobre las características principales que demandaremos en el candidato.
Dejemos que el equipo también se involucre en el proceso y pueda participar en la decisión final. Ejemplos de stakeholders: personas del mismo equipo, managers de otras áreas, personas de la organización con quien tendrá interacciones, etc.
Herramientas
Como en otras disciplinas, el Agile Recruiting también puede apoyarse en herramientas que nos ayuden a visibilizar el estado de los procesos:
- Kanban.
Hoy en día, muchos CRMs de recruitment nos aportan un modelo Kanban donde podemos visualizar el estado de nuestro pool de talento. Cada pestaña es un candidato y podemos moverla libremente a diferentes fases del proceso -contactado, entrevistado, oferta, seleccionado, descartado, etc.-. Tener un tablero donde situar a los candidatos nos permite una mayor organización, mayor eficiencia y transparencia con el resto de stakeholders. Compartir con el Hiring Manager este tablero es clave para aportarle feedback en tiempo real del estado de los proceso de selección..
- Tool de evaluación.
Herramienta ponderada para cada una de las key skills y habilidades nice to have, en la cual generamos una matriz donde cada involucrado puede aportar feedback y juicios de valor. El resultado final de esto es una gráfica que ubica a cada candidato en un punto de la matriz.
Sprints
Para el seguimiento y avance del proceso, es fundamental acordar con el Hiring Manager un punto de encuentro semanal donde el responsable del proceso aporta feedback sobre la evolución de éste, se revisan candidatos, se comentan diferentes puntos del proceso, se toman decisiones y se alinean stakeholders.
¿Cómo proporcionar el feedback?
Haciendo uso del tablero -o kanban- con toda la información de los candidatos y su evolución en el proceso; mostrando un resumen de cada entrevista realizada; y aportando material muy visual -como puede ser un candidate persona- que arroje información sobre cómo es el candidato, qué valores tiene, qué habilidades presenta, el nivel de encaje con la posición, sus debilidades o sus expectativas o motivaciones.
Evaluación
Para poder aportar ese toque de agilidad en los procesos, las fases de evaluación del recruiting deben ser complementarias y enfocadas a ir evaluando diferentes aspectos del candidato. Queremos evitar entrevistas repetitivas donde el candidato se vea expuesto a contar lo mismo una y otra vez, ¿cómo ponerle solución? Dejando que el especialista de talento lidere las fases de evaluación y ayude al resto de stakeholders a monitorizar cada fase.
Bajo esta premisa, en la primera entrevista el especialista de talento evaluará los valores, el encaje cultural y los requisitos mínimos para el puesto. En la segunda entrevista, los Hiring Managers ya contarán con información contrastada, ya que habrán estado involucrados en los sprints y feedback de entrevistas. Es en este momento, donde podemos poner el foco en key skills, key experiences y en los NTH -nice to have-.
En la tercera fase de entrevista podemos pedir a otro stakeholder que complemente lo evaluado hasta ahora, haciendo hincapié en desvelar aquellos gaps que aún no tenemos claros. De esta forma, todo el equipo forma parte del proceso de selección y nos aseguramos que haya una continuidad y consistencia en todas las partes del proceso.
Onboarding
Una vez hemos seleccionado a nuestro candidato ideal llega el momento de organizar un onboarding que asegure una adaptación rápida y positiva a la empresa. De nuevo, el equipo entero participa en todo el proceso, dejando que cada stakeholder lidere una de las áreas que cubriremos en la acogida: misión, visión y propósito; cultura, valores y normas; misión y objetivos de área; interdependencias con otras áreas; y misiones y tareas del rol.
Podemos asignarle un buddy al candidato para que le acompañe y presente al resto del equipo, de esta manera le ayudaremos a que se empape de la cultura de la startup desde el primer día. Mientras, el especialista de talento y el Hiring Manager deben asegurarse de que la agenda de sesiones y formaciones esté centrada en cubrir todos aquellos gaps que el candidato no ha podido conocer durante el proceso de selección.
