Fomenta el compromiso, la motivación y la consecución de objetivos en tu equipo con estos 5 consejos para llevar a cabo una reunión 1:1 realmente efectiva.
Índice de contenidos
La importancia de las reuniones one to one
Una de las frases que más escuchamos entre líderes y managers de equipos es ¿Cómo puedo generar más compromiso en mi equipo?
El rol de líder consiste en estar cerca del equipo, compartir la visión y el propósito de lo que se está construyendo y construir el marco de trabajo para sacar la mejor versión de cada persona y de las relaciones entre ellas.
Aunque no exista una fórmula mágica para generar un nivel determinado de compromiso (ya que este depende de la persona), una de las herramientas que tenemos para fomentarlo es mediante reuniones personales o lo que comúnmente llamamos one on one (1:1). Y ¿por qué una reunión 1:1 iba a fomentar el compromiso de una persona? Porque es una herramienta que nos ayuda a tener un espacio donde las personas puedan hablar de sus motivaciones, miedos, deseos y pensamientos.
Esa empatía entre las partes implicadas nos permite recoger información muy valiosa sobre la situación actual de la persona para poder apoyarla desde ahí. Piénsalo, ¿Qué puede ayudar más con un bloqueo que compartir la situación con tu manager en un entorno seguro, sin prejuicios y distendido?
De esta forma, estás ayudando a tu equipo a generar un vínculo de confianza (la base para que cualquier equipo funcione), les ayudas a que puedan crecer y desarrollarse, y al mismo tiempo sirve para detectar posibles discrepancias y alinear expectativas.
Ahora… ¿por dónde empezamos?
5 consejos prácticos que puedes implementar en tu próxima sesión 1:1
📒 Preparación
¿Alguna vez has llegado a una reunión sin tener claro el objetivo?
¿O sin una estructura definida?
Si tu respuesta ha sido sí, ¿cuál ha sido el resultado de la reunión?
El primer consejo para llevar a cabo una reunión de feedback 1:1 con éxito es precisamente hacer el trabajo previo.
Si queremos sacarle el máximo partido a la sesión, y aportar claridad, ambos participantes deben acudir a la reunión bien preparados e intentar no dejar aspectos a la improvisación.
😇 Genera confianza
El mejor consejo sobre 1:1s que vas a escuchar.
Sin confianza el resto de consejos pierden su importancia. Un entorno seguro donde ambas partes puedan compartir abiertamente sus frustraciones, bloqueos y motivaciones es la base de cualquier sesión de feedback 1:1.
Como manager, tu mayor aliada es una actitud de escucha y tus mejores herramientas preguntas poderosas y abiertas.
- ¿En qué te podría haber ayudado más?
- ¿Cómo puedo hacer para ayudarte a generar más impacto?
- Este mes, ¿has cumplido las expectativas que tenías?
- ¿Qué puede hacer la empresa para que sea un lugar mejor para trabajar?
A diferencia de las evaluaciones de desempeño tradicionales, uno de los objetivos de la sesión es recoger información sobre la persona para así poder ayudarla en su desarrollo.
Y la mejor forma de hacerlo es mediante este tipo de preguntas donde no solo dejamos espacio para que hablen, si no que les hacemos reflexionar y les “pinchamos” para que participen.
✏️ Documentar el 1:1
El cambio de mentalidad hacia un feedback constante pasa por tener un histórico con todo lo comentado.
Especialmente en remoto, fomentar esa cultura escrita donde tener un repositorio con la información recogida en este tipo de reuniones, marcará un antes y un después en la estructura de las sesiones y por tanto en la claridad y el desarrollo de la persona.
Además, recoger el contenido de esta forma, no solo nos dará trazabilidad en el desarrollo del talento, si no que nos brinda la oportunidad de dar feedback de manera asíncrona pudiéndolo dejar escrito en el mismo documento abierto.
🎯 Basarnos en hechos e impactos
El feedback debe alejarse de cualquier tipo de interpretación.
Basarnos en hechos e impactos es la forma más objetiva de medir el desarrollo de una persona.
Y… ¿cómo podemos medir el desarrollo basándonos en estos dos puntos?
Mediante un sistema de OKR’s
Conectar el 1:1 con los OKR´s nos permitirá medir el impacto y el desarrollo de la persona conforme a unas expectativas previamente pactadas.
Fomenta una conversación donde poder hablar del impacto de esos hechos sin juzgarlos. Comenta cómo deberían cambiar los comportamientos para conseguir el impacto deseado.
Así mismo, nos ayudará a conectar con otro de los objetivos del 1:1, que la persona salga enchufada.
Descubrir tu propio progreso y el impacto de tu contribución mediante los OKR’s es una gran fuente de motivación.
🔜 Accionables de mejora, próximos pasos
Para finalizar la reunión debemos dejar definida una estrategia para mejorar de cara al siguiente 1:1. Marca los pasos a seguir para que la persona tenga total claridad sobre qué palancas debe accionar para optimizar su rendimiento, alcanzar los objetivos y obtener mejores resultados.
Es el momento de establecer acciones concretas, medibles y pactadas. De esta forma estaremos aportando claridad en la priorización de tareas mediante un camino a seguir muy definido.
En definitiva, esta herramienta es la pieza angular del desarrollo de talento, el seguimiento de objetivos y la generación de confianza dentro del equipo. Uniendo estas 3 partes conseguiremos entender mejor a cada persona y entonces transformar esas interacciones en acciones y acuerdos para su crecimiento, desarrollo e impacto.
Su crecimiento personal se traduce en crecimiento del equipo, y por tanto, de toda la organización.
Estrategias efectivas para la comunicación en reuniones 1.1
Una vez que hemos planificado adecuadamente nuestras reuniones 1.1, el siguiente paso es asegurarnos de que la comunicación durante estas sea lo más efectiva posible.
Una buena comunicación no solo ayuda a alcanzar los objetivos de la reunión, sino que también refuerza la cultura de empresa y la gestión de personas. Aquí te presentamos algunas técnicas y enfoques para mejorar la comunicación en tus reuniones 1.1.
Técnicas de comunicación asertiva
La comunicación asertiva es esencial para una gestión efectiva de reuniones 1.1. Esta técnica implica expresar tus pensamientos y sentimientos de manera clara, honesta y respetuosa. Aquí hay algunos consejos para lograrlo:
- Sé claro y conciso: Evita los rodeos. Expresa tus ideas de manera directa y sencilla.
- Utiliza un lenguaje positivo: En lugar de centrarte en lo negativo o en lo que no se puede hacer, trata de enfocarte en soluciones y posibilidades.
- Mantén el respeto en todo momento: Incluso si estás abordando un tema delicado o dando feedback negativo, es crucial mantener el respeto por la otra persona.
- Usa “yo” en lugar de “tú”: Por ejemplo, en lugar de decir “Tú has cometido un error”, prueba con “Yo he notado que hay un error en…”. Esto ayuda a evitar que la otra persona se sienta atacada y estará más abierta a la conversación.
Escucha activa y empatía
La escucha activa es otra habilidad crucial para las reuniones 1.1 efectivas. Significa escuchar no solo las palabras del otro, sino también entender el mensaje completo, incluyendo el tono y el lenguaje corporal.
- Muestra que estás escuchando: Haz contacto visual, asiente con la cabeza y haz comentarios relevantes para demostrar que realmente estás prestando atención.
- Evita interrumpir: Deja que la otra persona termine de hablar antes de responder.
- Haz preguntas clarificadoras: Si algo no está claro, pregunta. Esto muestra que realmente te importa entender lo que la otra persona está diciendo.
- Empatiza: Trata de ponerte en el lugar del otro. Esto no solo te ayudará a entender mejor su punto de vista, sino que también fomentará una conexión más profunda.
Implementando estas técnicas de comunicación asertiva y escucha activa, puedes transformar tus reuniones 1.1 en sesiones productivas y positivas, que refuercen la gestión del talento y contribuyan a una gestión de conflictos más efectiva dentro de tu organización.
Seguimiento y evaluación post-reuniones one to one
El verdadero valor de las reuniones 1.1 no se limita al tiempo que pasas hablando cara a cara; lo que sucede después también es crucial. Un seguimiento y evaluación efectivos pueden hacer que estas reuniones sean herramientas poderosas para la gestión de personas y el desarrollo de talento.
Recopilación de feedback y medidas correctivas
Una vez finalizada la reunión, es importante obtener feedback tanto para mejorar futuras reuniones como para abordar cualquier asunto pendiente.
- Solicita feedback inmediato: Puedes pedir a cada rol que comparta sus impresiones sobre la reunión. ¿Fue útil? ¿Hay algo que se podría mejorar? Esta información te ayudará a adaptar el formato y el contenido de futuras reuniones para hacerlas más efectivas.
- Recopila datos y comentarios sobre el feedback: Utilizar una herramienta que te permita recoger toda la información destacada durante la conversación es clave para crear un plan de acción que puedes medir a lo largo del tiempo. Esto te permitirá identificar tendencias y áreas de mejora.
- Establece medidas correctivas: Si durante la reunión se identificaron problemas o desafíos, es fundamental establecer acciones que permitan una evolución de la persona. Esto podría incluir ajustes en la carga de trabajo, cambios en la dinámica del equipo o incluso planes de formación adicionales.
Evaluación del progreso y ajustes necesarios
Además del feedback, es importante evaluar el progreso hacia los objetivos establecidos durante la reunión y realizar ajustes si es necesario.
- Revisa los objetivos establecidos: Durante el seguimiento, revisa los objetivos que se establecieron en la reunión. ¿Se están cumpliendo? ¿Hay obstáculos que impiden su realización?
- Evaluación continua: Las reuniones 1.1 no deben verse como eventos aislados, sino como partes de un proceso continuo. Evaluar el progreso de un encuentro a otro te permite ajustar la estrategia y el enfoque según sea necesario.
- Uso de indicadores de desempeño: Implementa KPIs o métricas específicas para evaluar aspectos del desempeño que se discutieron en la reunión. Esto puede ayudar a objetivar el progreso y a identificar áreas que necesitan atención adicional.
