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Metodología OKR, cómo la implementamos en Startups

Cada vez son más los medios que empiezan a hablar de los famosos OKR (en español Objetivos y Resultados Clave; Objectives & Key Results en inglés), y no es de extrañar si tenemos en cuenta los muchos beneficios que podemos obtener con su implementación dentro de las organizaciones.

¿Qué es OKR?

La metodología OKR desglosa la visión y la estrategia del negocio en pequeños objetivos de compañía trimestrales, promoviendo un enfoque de avance continuo, aportando transparencia a los miembros y ayudándoles a entender de qué manera están contribuyendo a la consecución de esos resultados.

Los OKR de compañía (globales) están directamente enlazados con los OKR de cada área, de modo que se puede visualizar muy fácilmente dónde impactan los OKR de cada equipo.

Con este método dejamos atrás modelos tradicionales y jerárquicos, favoreciendo sistemas bidireccionales que fomentan el aprendizaje continuo de los equipos.

La relación entre cultura organizacional y OKR

Aunque todo parecen ventajas, no debemos dejar atrás un factor muy importante a la hora de implementar y aplicar el sistema OKR: los OKR deben anclarse de lleno en la cultura de la organización, y no siempre es fácil cambiar hábitos ya preestablecidos.

Además, los objetivos de este sistema se caracterizan por ser muy ambiciosos y poner el foco en “cómo conseguir”, y no tanto en “hacer”. Los equipos más acostumbrados a modelos tradicionales, en muchas ocasiones se sienten incómodos trabajando con OKR. Hay ocasiones en las que es muy fácil detectar a personas intranquilas o frustradas por ver que no se alcanza un objetivo.

Los OKR nos ayudan a promover la excelencia de los equipos, concepto muy alineado con las empresas del S. XXI que ya no buscan que sus miembros sean sólo máquinas de producir y de generar dinero, sino contribuidores que encuentran nuevas vías que generan impacto en el negocio.

En estas empresas todo y todos estamos conectados para perseguir un propósito, y los OKR nos ayudan a entender el mapa y los diferentes caminos que se abren para llegar a este propósito. Los OKR nos hacen ser una empresa mucho más consciente.

Ejemplo de OKR

Así es como hacemos la implementación del sistema OKR en las empresas y startups con las que colaboramos. En este caso concreto, el área Marketing fija 3 OKR alineados directamente con los objetivos de compañía.

Por ejemplo, para el OKR 2: Hacer crecer el número de usuarios, se presentan 4 resultados clave que, en caso de ser cumplidos, nos llevarán a cumplir el objetivo. Estos resultados clave son:

  • KR 2.1. Aumentar el ratio de conversión de la página web al 10% (1,5% actual).
  • KR 2.2. Traer 10 nuevos usuarios inorgánicamente.
  • KR 2.3. Traer 5 nuevos usuarios orgánicamente.
  • KR 2.4. Aumentar ARPU en un 50%.

ejemplo okr marketing
Ejemplo de OKR de Marketing con la herramienta Miro.com

Entonces, ¿Cómo conseguimos anclar los OKR en la cultura?

Lo primerísimo, es que el management debe ser el principal propulsor de esta metodología. Si los líderes de la organización no creen en su importancia e impacto, difícilmente vamos a conseguir que el resto de miembros lo compartan.

Si es la primera vez que se implementan, es bueno echar mano de un profesional que ayude a comprender los fundamentos básicos de esta metodología y cómo trabajarla. El soporte de estos profesionales permitirá crear espacios de comunicación en el día a día donde tendrá sentido generar conversaciones para analizar y avanzar en nuestros OKR.

Si trabajamos con un equipo o con parte de él en remoto, debemos hacer hincapié en generar, además de las reuniones periódicas, estos espacios para “obligarnos” a generar esas conversaciones de calidad de manera online y llevar el seguimiento de los OKR de forma diaria.

Uno de los principales fundamentos de esta metodología es que es precisamente el equipo quien establecerá cuáles van a ser los objetivos que perseguirán en los siguientes tres meses. Es más fácil que las personas se impliquen con aquellos objetivos que se han marcado por sí mismas, que tener que seguir “órdenes preestablecidas”.

La metodología OKR empodera a cada individuo dentro de la organización. Te dejamos a continuación un fragmento de un webinar sobre OKR donde participó Fresh People. En él, tratamos de aterrizar cómo podemos hacer la definición de OKR de equipo.

Tiempos en la metodología OKR

La metodología OKR es un ciclo de flujo constante dividido en 3 etapas principales: 

1. Definición de OKR, dividido por compañía y posteriormente por cada área.
2. Seguimiento continuo y revisiones semanales durante los tres meses que dura cada ciclo de OKR.
3. Análisis de los resultados finales en la retrospectiva trimestral (y reajustes mensuales si fuesen necesarios).

metodologia OKR
Framework método OKR

Es muy importante tener presente, sobre todo en las primeras implementaciones, que cada KR (resultado clave) siempre se puede reajustar si consideramos que no hemos sido lo suficientemente ambiciosos en su configuración. En este caso, podemos revisar el KR al cumplir la mensualidad, o si es muy evidente, antes de cumplirla.

Este flujo implica que la metodología debe estar presente en cada una de las acciones y tareas que llevemos a cabo para alcanzar los resultados clave. En las reuniones de equipo semanales nos plantearemos cuáles son estas acciones y tareas que debemos ejecutar para continuar impactando en los objetivos.

Además, será necesario definir reuniones mensuales con nuestro equipo para poder revisar el estado de las métricas y el grado de consecución de los objetivos. El fin último de estas reuniones será el de obtener pautas e iniciativas para el siguiente mes (reajustes de proyectos, probar nuevas acciones o nuevos prototipos, etc.).

Por último, a final de cada trimestre llevaremos a cabo la retrospectiva: el sistema OKR sigue el principio de la metodología Lean Startup, la cual se basa en construir, medir y aprender. Lo importante de esta sesión es que busquemos formas de retarnos para seguir mejorando, y que ayudemos a los compañeros a empoderarse a través de sus contribuciones.

Por tanto, trataremos de extraer el mayor número de aprendizajes preguntándonos cuestiones como: ¿por qué hemos obtenido buenos resultados? Y si no los hemos obtenido, ¿qué se podríamos haber hecho diferente?; ¿estamos funcionando bien como equipo?; ¿hemos sido demasiado ambiciosos a la hora de definir nuestros objetivos?; ¿contamos con los recursos adecuados para seguir creciendo?; ¿qué cosas vamos a hacer diferente a partir de ahora?; ¿qué acciones debemos seguir manteniendo?

¿Qué sucede si surge un nuevo proyecto durante el trimestre?

En caso de surgir un nuevo proyecto o acción que no está relacionado con nuestros OKR trimestrales, debemos plantearnos qué urgencia y prioridad realmente merecen. Es muy interesante tener formas de proceder para posponer estas acciones y no desviar el foco de lo que realmente es importante para el negocio en ese momento.

Relación entre Propósito y OKR, KPI de éxito

Existen una serie de KPI o indicadores de éxito que nos hacen comprobar si los OKR nos acercan a nuestro propósito y si, en realidad, tiene sentido la forma en la que los planteamos. Estos son:

  • Conseguir generar conversaciones constantes en el equipo que giren en torno a nuestros objetivos.
  • Crear nuevas propuestas que estén alineadas con los OKR.
  • Detectar áreas y equipos que estén trabajando conjuntamente y, de manera interdependiente, en un mismo resultado clave.
  • Encontrar equipos verdaderamente ilusionados por desarrollarse y maximizar su impacto trimestral.
  • Comprobar que cada una de las personas entiende el impacto de su trabajo.

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